Fehlerquellen bei der Hauptversammlung der kleinen AG

Die beklagte Gesellschaft, eine im Freiverkehr gehandelte und damit nicht börsennotierte (§ 3 Abs. 2 AktG) AG mit auf den Inhaber lautenden Stückaktien, hatte in ihrer Satzung mehrere Möglichkeiten für den Nachweis der Teilnahme- und Stimmrechtsberechtigung vorgesehen: eine Bescheinigung des depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituts, eine notarielle Bestätigung, eine Bescheinigung der Gesellschaft selbst oder einen „sonstigen, von der Gesellschaft als ausreichend angesehenen Nachweis“. Ein Aktionär meldete sich fristgerecht an und legte hierfür ein anwaltliches Schreiben vor, das die Verwahrung mehrerer Sammelurkunden bestätigte. Auf dieser Grundlage ließ der Vorstand ihn zur Hauptversammlung zu, und mit seinen Stimmen wurden mehrere Beschlüsse gefasst. Eine Mitaktionärin erhob daraufhin Anfechtungs- und Nichtigkeitsklage mit der Begründung, der zugelassene Aktionär sei tatsächlich nicht stimmberechtigt gewesen.

Keine Vermutungswirkung für satzungsmäßige Nachweise nach § 123 Abs. 3 AktG

Der BGH stellt klar, dass die unwiderlegliche Vermutung des § 123 Abs. 4 Satz 5 AktG nach Systematik und gesetzgeberischem Willen ausschließlich für die in § 123 Abs. 4 AktG geregelten Nachweisformen börsennotierter Gesellschaften gilt. Auf satzungsmäßige Nachweisalternativen, die eine nicht börsennotierte AG nach § 123 Abs. 3 AktG vorsieht, ist sie nicht anwendbar. Die gegenteilige Auffassung des Berufungsgerichts (OLG Stuttgart, Urt. v. 16.11.2022 – 20 U 45/21), wonach die Vermutungswirkung auch auf den hier satzungsmäßig vorgesehenen Berechtigungsnachweis Anwendung finde, hat der BGH verworfen.

§ 123 Abs. 3 AktG eröffnet weitgehende Satzungsautonomie

Tragend für das Ergebnis war stattdessen die Feststellung, dass § 123 Abs. 3 Hs. 1 AktG der nicht börsennotierten, Inhaberaktien ausgebenden AG eine weitgehende Satzungsgestaltungsfreiheit einräumt, Form und Zeitpunkt des Berechtigungsnachweises in der Satzung selbst auszugestalten. Eine Öffnungsklausel, die neben benannten Regelbeispielen auch einen „sonstigen, von der Gesellschaft als ausreichend angesehenen Nachweis“ zulässt, ist danach nicht unbestimmt. Sie ist so auszulegen, dass der sonstige Nachweis eine den Regelbeispielen vergleichbare Richtigkeitsgewähr bieten muss. Im entschiedenen Fall genügte eine anwaltliche Bestätigung über die unmittelbare Verwahrung der Sammelurkunden: Sie bot aufgrund der berufsrechtlichen Pflichten des Rechtsanwalts eine den in der Satzung genannten Nachweisformen vergleichbare Richtigkeitsgewähr, und Anhaltspunkte für eine Unrichtigkeit hatte das Berufungsgericht nicht festgestellt. Eine allgemeine Regel, dass anwaltliche Bestätigungen stets genügen, folgt daraus nicht.

Die börsennotierte AG unterliegt einem engmaschigen, in weiten Teilen standardisierten Regime der §§ 121 ff. AktG, flankiert durch Depotbanken, Hauptversammlungsdienstleister und spezialisierte Berater. Die kleine, häufig familien- oder gründergeführte AG verfügt über diese Infrastruktur regelmäßig nicht. Einberufung, Anmeldung und Versammlungsleitung werden dort vielfach vom Vorstand selbst oder von Beratern übernommen, die nicht ausschließlich im Aktienrecht tätig sind.

Gerade weil § 123 Abs. 3 AktG der nicht börsennotierten AG, wie der BGH bestätigt, einen erheblichen Gestaltungsspielraum eröffnet, kommt der Satzungsgestaltung besondere Bedeutung zu. Wer diesen Spielraum nutzt, ohne die Legitimationsvoraussetzungen klar und widerspruchsfrei zu regeln, schafft vermeidbare Unsicherheiten und erhöht das Risiko späterer Beschlussmängelstreitigkeiten. Die Entscheidung zeigt damit, dass die größere Flexibilität des Aktienrechts für die kleine AG zugleich eine größere Verantwortung für eine präzise Satzungsgestaltung mit sich bringt. Das gilt über den Berechtigungsnachweis hinaus für alle Abschnitte der Hauptversammlung.

Fehler bei der Einberufung

Die Einberufung ist die formal anspruchsvollste Phase, weil hier bereits geringe Abweichungen zur Anfechtbarkeit oder, in gravierenden Fällen, zur Nichtigkeit sämtlicher Beschlüsse führen können.

• Zuständigkeit: Die Einberufung obliegt grundsätzlich dem Vorstand (§ 121 Abs. 2 AktG); eine Einberufung durch ein hierzu nicht befugtes Organ oder durch Aktionäre ohne gerichtliche Ermächtigung (§ 122 Abs. 3 AktG) begründet einen Einberufungsmangel, der nach § 241 Nr. 1 AktG zur Nichtigkeit führt.
• Frist: Die Mindestfrist des § 123 Abs. 1 Satz 1 AktG beträgt 30 Tage vor der Versammlung; sieht die Satzung eine Anmeldefrist vor, verlängert sich die Einberufungsfrist nach § 123 Abs. 2 Satz 5 AktG. Ein Fristverstoß macht die Beschlüsse anfechtbar.
• Vollmachtsfragen: Unzureichende Prüfung von Vertretungsnachweisen bei Bevollmächtigten, insbesondere in Fällen mehrstufiger oder ausländischer Vertretungsketten.

Fehler bei der Beschlussfeststellung

Auch die abschließende Phase der Hauptversammlung, in der die gefassten Beschlüsse festgestellt und dokumentiert werden, ist fehleranfällig.

• Werden keine Beschlüsse gefasst, für die das Gesetz eine Dreiviertel- oder größere Mehrheit bestimmt, genügt bei der nicht börsennotierten AG die vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu unterzeichnende Niederschrift (§ 130 Abs. 1 Satz 3 AktG). Für Beschlüsse, die einer solchen qualifizierten Mehrheit bedürfen, etwa Satzungsänderungen (§ 179 Abs. 2 AktG), die Zustimmung zu Unternehmensverträgen (§ 293 AktG) oder Nachgründungsverträge (§ 52 AktG), ist dagegen eine notarielle Niederschrift erforderlich. Fehlt sie, ist der Beschluss nichtig (§ 241 Nr. 2 AktG).
• Unklare oder fehlende förmliche Feststellung des Beschlussergebnisses durch den Versammlungsleiter, obwohl die wirksame Feststellung nach ständiger Rechtsprechung Voraussetzung für das Wirksamwerden eines Hauptversammlungsbeschlusses ist.
• Fehlerhafte Stimmenauszählung, insbesondere bei Stimmrechtsausschlüssen (§ 136 AktG) oder Höchst- und Mehrstimmrechten (Höchststimmrechte nach § 134 Abs. 1 Satz 2 AktG; Mehrstimmrechte seit dem Zukunftsfinanzierungsgesetz wieder nach § 135a AktG, allerdings nur für Namensaktien), die häufig erst nachträglich auffallen.
• Unzureichende Dokumentation der Präsenz und der Legitimationsnachweise (dazu oben die Entscheidung des BGH), sodass sich die Legitimation einzelner Teilnehmer im Streitfall nicht mehr rekonstruieren lässt.

Nicht jeder Formfehler wiegt gleich schwer. Das Gesetz unterscheidet in §§ 241 ff. AktG zwischen der von Anfang an bestehenden Nichtigkeit und der bloßen Anfechtbarkeit eines Beschlusses.

Nichtig ist ein Beschluss insbesondere bei bestimmten qualifizierten Einberufungsmängeln, nämlich Verstößen gegen § 121 Abs. 2, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 oder Abs. 4b Satz 1 AktG (§ 241 Nr. 1 AktG, etwa Einberufung durch eine gänzlich unzuständige Person), bei Verstößen gegen die Beurkundungspflicht des § 130 Abs. 1 bis 2 Satz 1 und Abs. 4 AktG (§ 241 Nr. 2 AktG) oder bei inhaltlicher Unvereinbarkeit mit dem Wesen der AG oder Verstoß gegen gläubigerschützende Vorschriften (§ 241 Nr. 3 AktG). Die Nichtigkeit kann ohne Fristbindung geltend gemacht werden: von Aktionären, Vorstand und Aufsichtsratsmitgliedern mit der Nichtigkeitsklage nach § 249 AktG, von Dritten mit berechtigtem Interesse im Wege der allgemeinen Feststellungsklage. Bestimmte Nichtigkeitsgründe sind allerdings nach § 242 AktG heilbar.

Die weitaus meisten der oben genannten Fehler begründen demgegenüber lediglich die Anfechtbarkeit nach § 243 AktG. Dazu gehören Mängel der Tagesordnung oder sonstige, nicht von § 241 Nr. 1 AktG erfasste Einberufungsmängel (zur Bekanntmachung der Tagesordnung zuletzt BGH, Urt. v. 30.09.2025 – II ZR 154/23), eine fehlerhafte Zulassungsentscheidung des Vorstands oder Mängel der Beschlussfeststellung ohne Beurkundungsbezug. Der Beschluss ist zunächst wirksam, kann aber innerhalb der Monatsfrist des § 246 Abs. 1 AktG durch Anfechtungsklage angegriffen werden. Anfechtungsbefugt ist nach § 245 Nr. 1 AktG jeder in der Versammlung erschienene Aktionär, der seine Aktien schon vor der Bekanntmachung der Tagesordnung erworben und Widerspruch zur Niederschrift erklärt hat, nach § 245 Nr. 2 AktG auch der zu Unrecht nicht zugelassene Aktionär. Erfolgreiche Anfechtungsklagen wirken nach § 248 Abs. 1 AktG für und gegen alle Aktionäre sowie die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat. Die Wirkung beschränkt sich allerdings auf den jeweils angefochtenen Beschluss. Zudem setzt die Anfechtung wegen eines Verfahrensfehlers dessen Relevanz für die Beschlussfassung voraus (BGH, Urt. v. 12.11.2001 – II ZR 225/99, BGHZ 149, 158; für Informationsmängel § 243 Abs. 4 Satz 1 AktG). Einberufungsmängel erfassen demgegenüber regelmäßig sämtliche Beschlüsse der Versammlung.

Anfechtungsrisiken senken vor allem eine sorgfältige Vorbereitung und eine rechtssichere Durchführung der Hauptversammlung. Ausgangspunkt ist eine klare und widerspruchsfreie Satzung, die insbesondere bei der nicht börsennotierten AG die Teilnahme- und Legitimationsvoraussetzungen eindeutig regelt. Daneben sollten Einberufung, Fristen, Tagesordnung und Beschlussvorschläge konsequent an den gesetzlichen Vorgaben ausgerichtet und sämtliche Verfahrensschritte sorgfältig dokumentiert werden. Während der Hauptversammlung empfiehlt sich eine sichere und transparente Versammlungsleitung, die die Aktionärsrechte wahrt, Verfahrensentscheidungen nachvollziehbar begründet und Widersprüche ordnungsgemäß protokollieren lässt. Bei Zweifelsfragen sollte der Vorstand frühzeitig rechtlichen Rat einholen, anstatt improvisierte Lösungen zu wählen. Eine rechtssichere Organisation der Hauptversammlung ist daher das wirksamste Mittel, kostspielige und langwierige Anfechtungsprozesse zu verhindern.

Die Entscheidung des BGH vom 25.03.2025 bestätigt zwar im Ergebnis die Zulassungspraxis der beklagten Gesellschaft, zeigt aber zugleich, wie wenig zwischen wirksamer Satzungsgestaltung und angreifbarer Beschlussfassung liegt. Für die kleine, nicht börsennotierte AG bedeutet die vom BGH bestätigte Satzungsautonomie nach § 123 Abs. 3 AktG mehr Gestaltungsspielraum, aber auch mehr Eigenverantwortung: Ohne eine klar formulierte Satzung und einen sauber dokumentierten Einberufungs- und Zulassungsprozess bleibt jede Hauptversammlung anfällig dafür, dass schon ein einziger Formfehler einzelne oder, bei Einberufungsmängeln, sogar sämtliche gefassten Beschlüsse zu Fall bringt. Eine regelmäßige rechtliche Durchsicht der Satzung und der internen Abläufe rund um die Hauptversammlung ist damit aktiver Risikoschutz.

Stand: Oktober 2026. Der Beitrag gibt den Sachstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.